泰开高压上线“数字化档案室”，开启智慧档案管理
近日，为进一步提升公司档案管理效率，推进档案数字化高质量管理，泰开高压再度携手正远科技，基于FlowPortal BPM平台搭建档案管理系统，解决档案沉淀、查阅、共享等问题，实现纸质档案与电子档案的统一管理，赋能企业精细化管理。
客户简介
山东泰开高压开关有限公司（简称“泰开高压”）是泰开集团的全资子公司，专业研制和生产1100kV及以下户外高压断路器等的大型专业化企业，多年来综合经济指标在全国高压开关行业名列前茅，先后荣获“中国驰名商标”“山东百年品牌重点培育企业”“山东省制造业单项冠军企业”等荣誉。
项目背景
近年来，泰开高压携手正远科技基于FlowPortal BPM 搭建了考勤管理、访客管理、考试管理、会议管理、车辆管理、业务流程管理等应用。随着企业不断发展，公司内部档案数量和类别逐渐增多，以传统方式进行档案管理存在以下问题：
· 管理制度不能落地
公司有统一的档案管理制度，但落地推行困难；
· 档案收集难
档案材料收集需要多部门协同，不同部门提供不同的文件，线下协作效率低；
· 档案分散储存查询困难
纸质档案存放于档案柜，电子档案分存在不同的电脑中，线上线下借阅权限不统一，档案查阅繁琐，耗费精力；
· 档案情况难掌控
不同格式的Excel管理档案台账，档案归档、借阅无统一记录，管理人员无法知晓档案真实情况；
· 数据安全性差
将Excel档案信息和档案数据存放到员工的个人电脑上，数据的安全性存在隐患。
项目实施
为实施落地档案管理制度，提高档案管理规范性，泰开高压携手正远科技共建档案管理系统，实现从档案创建、编辑、更新、借阅到废止删除的全生命周期管理，全程以流程驱动，审批留痕，可记录可追溯。
档案库
档案管理员创建、上传或同步档案数据形成档案库，员工可在档案库集中完成档案资料的获取与应用。
档案管理
支持档案编辑、档案更新、档案回滚、操作日志、版本管理，以及档案废止和到期自动废止，全方位满足档案管理日常需求。
多层级权限管理
设置多权限层级，包括无权限、仅查看、可下载、可编辑、可删除、完全控制等，适应不同管理需求。
电子档案安全借阅
针对无权限查看的文件，员工可通过流程发起档案借阅申请，审批通过后即可。有权限的档案可通过共享和外发，使得无权限的人也能查看档案，全程留痕便于追溯。
全宗管理
进行多全宗管理，设置子全宗，适配企业的分级管理架构。
库房管理
通过线上系统实现对实体档案管理，系统提供库房信息维护，库房信息与组织架构绑定，归档入库时关联电子档案信息。
档案数据统计报表
针对归档、借阅、库房信息进行统计，通过明细表或图表方式呈现，帮助企业领导和档案管理人员了解档案状况。
项目价值
✔ 提升档案管理效率及规范性
有效沉淀企业档案资料，查询效率提高80%；档案分门别类储存，可依照部门进行检索，提升储存规范性。
✔ 档案管理安全性提升
严密的权限管理和全程监控的查看申请流程，有效保障档案安全性；数据均保存于服务器，避免因个人电脑数据丢失导致的数据丢失问题。
✔ 便捷高效工作协同
以流程化的方式进行档案的归档收集，增强部门间协作效率；设立统一档案管理台账，便于不同档案管理人员交接工作。
✔ 档案使用统计分析
企业领导和档案管理员可通过查看报表，了解目前企业内最新知识沉淀及档案借阅情况。
正远科技数字化档案管理方案助力泰开高压规范档案管理，提升档案管理的全面性与完整性，推动信息传递、共享效率，为企业数字化建设助力。
未来，正远科技将持续支撑泰开高压数字化升级与智能制造高质量发展，通过数字化手段助力企业管理制度落地。
